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Ainda é tempo de regularizar as informações da EFD Contribuições.

Por Gustavo Luiz Brondi.

A EFD-Contribuições originou-se em julho de 2010 pela Instrução Normativa nº 1.052, com a nomenclatura de EFD-PIS/COFINS, passando ao nome atual, em março de 2012, pela IN nº 1.252.

A partir da implantação da EFD Contribuições, as empresas foram obrigadas a adotar uma forma analítica na escrituração de operações e apuração das contribuições sociais.

O leiaute exigido pela referida obrigação acessória permite as autoridades fiscais atuar de forma integrada, com maior visibilidade e análise dos custos e despesas geradoras de crédito e das receitas tributadas ou não pelas contribuições sociais.

Dessa forma as eventuais divergências nas naturezas de crédito, critérios, conceitos de insumo, valores utilizados como base de cálculo, interpretações na legislação e diferenças entre valor recolhido e informado estarão expostas e sujeitas as penalidades previstas.

Diante dessa realidade, diversas empresas acabaram realizando procedimentos não recomendáveis para evitar a multa pela não entrega da EFD Contribuições, seja entregando o arquivo em branco ou entregando o arquivo com valores divergentes do recolhido e respectivamente informado no extinto DACON.

Conforme prevê a Lei nº 12.873/2013 – que alterou o art. 57 da MP 2158/01, os contribuintes que utilizaram os procedimentos acima estão sujeitos a seguinte penalidade:

“Art. 57. O sujeito passivo que deixar de cumprir as obrigações acessórias exigidas nos termos do art. 16 da Lei no 9.779, de 19 de janeiro de 1999, ou que as cumprir com incorreções ou omissões será intimado para cumpri-las ou para prestar esclarecimentos relativos a elas nos prazos estipulados pela Secretaria da Receita Federal do Brasil e sujeitar-se-á às seguintes multas:

III – por cumprimento de obrigação acessória com informações inexatas, incompletas ou omitidas:

a) 3% (três por cento), não inferior a R$ 100,00 (cem reais), do valor das transações comerciais ou das operações financeiras, próprias da pessoa jurídica ou de terceiros em relação aos quais seja responsável tributário, no caso de informação omitida, inexata ou incompleta;

Portanto, as empresas que ainda não regularizaram os arquivos da EFD Contribuições existentes na base da Receita Federal do Brasil, possuem um passivo tributário significativo e em tempos de crise econômica no País, é provável que a fiscalização venha se tornar mais uma fonte de renda do Fisco.

Com esse grave cenário, diversas empresas estão iniciando projetos para a retificação dos arquivos da EFD Contribuições prevista pelo Art. Nº 11 da Instrução Normativa nº 1.252/2012, todavia, diversos fatores existentes nos departamentos fiscais/contábeis e nas próprias regras de escriturações das contribuições sociais dificultam o sucesso imediato nessa tarefa.

Conheça as principais dificuldades:

Conciliação entre atividades diárias e o Projeto: o dia-a-dia dos departamentos fiscais e contábeis são conhecidos pela dificuldade no cumprimento de todas as obrigações acessórias existentes, acompanhamento da legislação em âmbito nacional, apoio na parametrização de regras em ERPs e Soluções Fiscais, além do suporte a área comercial, compras, financeira entre outras, ou seja, a disponibilização de recursos (pessoas) full-time para um projeto de retificação é quase impossível. Um agravante nesse tema é a quantidade de arquivos a serem analisados, corrigidos e conciliados, levando em consideração que uma determinada empresa entregou os arquivos de 2012, 2013 e 2014 com inconsistências, as retificações totalizariam 36 arquivos digitais.

Suporte de IT: Aplicar as correções manualmente e sem intervenções sistêmicas é praticamente impossível quando relacionada ao volume de informações existentes na EFD Contribuições. Sendo assim, para a segurança e qualidade das retificações é essencial a utilização de tecnologia e consequentemente do suporte da área de IT. A grande dificuldade é que IT acaba atendendo a demanda de todos os outros setores da empresa e as solicitações relacionadas ao projeto de retificação acabam entrando em uma fila de prioridades que acaba refletindo diretamente no prazo para regularização.

Base de Dados Comparativa: Diferente dos arquivos do SPED Fiscal, onde as empresas já tinham as informações de forma analítica (nos Livros Registros de Entrada, Saída, Apuração e em alguns casos até na GIA ou SINTEGRA), na EFD Contribuições a obrigação acessória compatível é a DACON (até 12/2013), que possuía como principal característica a informação resumida dos dados da apuração, ou seja, não é possível retificar os arquivos da EFD Contribuições munido somente dos dados da DACON. Para uma retificação segura, é necessário utilizar relatórios auxiliares de apuração (muitas vezes em excel ou txt) e em alguns cenários mais complexos (nos casos de ausência dessas informações) será necessário uma elaborar nova apuração dos valores para garantia do conteúdo informado.

Esses cenários de ausência de informações confiáveis podem ocorrer em virtude da rotatividade de colaboradores e consequente perda do histórico dos dados, da existência de período de terceirização da apuração (com escritórios de contabilidade) ou até mesmo de falta de controles e processos internos para guarda das informações.

Know-How em SPED: A grande maioria das empresas não possuem profissionais com pleno domínio nas regras de escrituração existentes nas obrigações do Projeto SPED e isso reflete negativamente na execução de projetos de retificação, naturalmente há uma morosidade em identificar os erros, mapear as origens e aplicar as ações corretivas necessárias.

Para exemplificar o tema, podemos citar a correta utilização dos códigos de situação tributária (CST) que são primordiais para definirmos os custos e despesas geradores de créditos e as receitas tributadas ou não pelas contribuições.

Não é difícil localizar empresas que tributam indevidamente as devoluções de compras (com objetivo de anular o crédito da entrada), utilizam natureza de crédito indevida para os custos com frete nas operações de compra, usam de forma equivocada os ajustes negativos e positivos de crédito, identificam os blocos e registros de maneira inadequada a operação (notas de serviço no Bloco F e faturas e notas de débito no Bloco A) entre outras questões.

Através de uma metodologia consistente e a utilização de tecnologia inovadora, a ASIS Projetos vem colecionando cases de sucesso nessa solução que visa reduzir ou eliminar os riscos existentes na entrega dos arquivos digitais.

Conheça detalhes dessa solução em www.asisprojetos.com.br

* Gustavo Luiz Brondi de Almeida Prado é gerente da Consultoria Tributária da ASIS Projetos

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