Com menos de oito meses para a obrigatoriedade do envio do eSocial para as empresas com faturamento superior a R$78 milhões no ano de 2014, as companhias em processo final de adequação à nova lei começam a cuidar dos últimos detalhes. Para que entendam melhor, o eSocial é um projeto do Governo Federal que vai unificar o envio de informações pelo empregador em relação aos seus empregados.
Porém com essa nova implementação, estão ocorrendo erros de digitação, número dos documentos errados e estado civil desatualizado têm sido falhas facilmente encontradas em muitas empresas, gerando incoerência nos dados e impedindo que as informações trabalhistas sejam transmitidas para o eSocial. Visando a dimensão do problema, veja quatro passos para minimizar essa situação:
1- Identificação dos colaboradores na base de dados da empresa:
O primeiro passo necessário é checar a inscrição de todos os funcionários na base de dados e “garimpar” aqueles que estão com algum tipo de inconsistência em suas informações é dever da empresa. É importante lembrar que são quatro dados chave para a transmissão do eSocial ao fisco: Nome do colaborador, data de nascimento, número do PIS e do CPF.
Cado estes dados estejam incorretos, ou incompletos, a transmissão de informações para o Governo fica impossibilitada, o colaborador não terá suas informações geradas da para a transmissão da folha de pagamento. E essa questão é muito grave, pois como este colaborador não vai “existir” na visão do Fisco, ele fica sem seus direitos trabalhistas básicos. Já a empresa corre o risco de pagar juros e muitas sobre o não recolhimento de impostos deste período, além de multa por esta omissão de informação.
2- Conscientização do colaborador quanto à importância dessas informações:
É primordial a empresa expor o problema para os seus funcionários e mostrar que eles próprios podem ser a solução. Só com apoio dos colaboradores o processo de revisão de cadastro é possível, já que dependendo da quantidade de funcionários, se torna muito difícil um profissional ficar responsável por todas as revisões.
3- Dar ferramentas para o colaborador fazer as correções devidas:
Após informar o trabalhador da sua necessidade, é preciso municiá-lo com ferramentas para fazer essa correção. Muitos clientes atendidos usam seus portais, tornando-se um canal rápido e de fácil acesso. Cada colaborador usa seu login e senha para fazer as devidas alterações no seu cadastro, garantindo assim uma ação rápida e efetiva. Outras empresas procuram facilitar ainda mais, usando os chamados “Totens digiais”, local físico onde o colaborador pode rever seu cadastro na empresa e atualizar os dados necessários.
Nesse tópico é importante lembrarmos de colaboradores que não são usuários de tecnologia, por exemplo empresas que contam com um grande contingente de trabalhadores rurais, que podem não ter acesso ao portal da empresa ou familiaridade com os Totens. Neste caso se faz necessário um trabalho mais “braçal”, disponibilizando pessoas que ajudem estes colaboradores a atualizarem seus dados, seja de forma oral ou em papel.
4- Validação dos dados:
Após todo esse processo, a “bola” volta para a empresa. Validar os dados atualizados é muito importante, o sistema do eSocial permite essa consulta facilitando o processo. Atualmente, a consulta é no site:http://www.esocial.gov.br/qualificacaocadastral.aspx e pode ser feita de 10 em 10 colaboradores. Tome cuidado com a validação, traga os erros encontrados para o departamento competente e não deixe as correções para depois. O eSocial já está batendo à porta da sua empresa, e dependendo no número de colaboradores que seu time possui, este pode ser um processo trabalhoso e demorado. O Governo prevê que a empresa possa consultar os dados de seus empregados em lotes maiores a partir do mês de fevereiro de 2016.
Fonte: Gestão e Negócios
