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Foi prorrogado: e agora?! O que fazer?

Por meio da INSTRUÇÃO NORMATIVA N 1.161, DE 31 DE MAIO DE 2011, ficou oficialmente prorrogado o prazo de entrega do arquivo EFD PIS COFINS para o 5º (quinto) dia útil do mês de fevereiro de 2012. Vale ressaltar que a entrega dos arquivos será feita de forma retroativa, de forma tal que as pessoas jurídicas enquadradas no inciso I do art. 3º (da Instrução Normativa RFB Nº 1.052, de 5 de julho de 2010), apresentarão os arquivos referentes aos fatos geradores ocorridos no período de abril a dezembro de 2011; e as pessoas jurídicas enquadradas no inciso II do art. 3º (da Instrução Normativa RFB Nº 1.052, de 5 de julho de 2010) apresentarão os arquivos referentes aos fatos geradores ocorridos no período de julho a dezembro de 2011.

A dilatação desse prazo de entrega acaba se tornando uma excelente oportunidade de reflexão,  onde os envolvidos no Projeto SPED terão um fôlego maior para avaliarem os processos vivenciados e seus GAPs, até porque as várias experiências adquiridas até aqui foram (e ainda são) uma corrida contra o tempo.

Já se tornou comum ouvir que o Projeto EFD PIS COFINS é o mais complexo de todos os subprojetos SPED, e que o tempo gasto com a eliminação de erros apontados pelo PVA na EFD PIS COFINS se apresentou muito maior do que o tempo gasto com o PVA no Sped Fiscal (EFD ICMS IPI). É notório que grande parte das empresas obrigadas a apresentarem em 2011 a declaração EFD PIS COFINS estavam com sérios problemas em cumprir com os prazos estabelecidos, e outras ainda entregariam o arquivo já pensando em retificações, pois não tinham segurança quanto ao conteúdo das informações transmitidas ao FISCO. E não é para menos: O SPED PIS/COFINS possui aproximadamente 8 Blocos, 160 Registros e 1.100 Campos. Sim, estamos diante de um cenário realmente complexo e que carrega consigo regras e critérios tributários bastante peculiares.E justamente por esse contexto, o primeiro e mais inteligente passo é compreender definitivamente que com a chegada do SPED, a dinâmica de trabalho, os processos internos e rotinas precisam ser revistos. Em outras palavras, é imprescindível imprimir um ritmo mais forte, com a continuidade dos esforços e o envolvimento de áreas operacionais envolvidas, afim de uniformizar cada vez mais os processos e alinhar pontos importantes para minimizar a margem de erro.

No intuito de orientar sobre a forma mais produtiva de utilizar o tempo antes da entrega, pensando na saúde fiscal das companhias vamos abordar neste texto alguns pontos que poderão auxiliar na tomada de decisões e no trilhar dos próximos passos.

Antes mesmo de pensar na extração dos dados do ERP (como extrair) é importante primeiro saber O QUE e POR QUE deve ser extraído. Nessa primeira etapa, a comunicação entre a área tributária e TI  é fundamental visto que o trabalho de Inteligência fiscal (o que extrair) antecede a parte de extração (como extrair).

Uma vez elaborado esse um Mapa de Registros (fiscalmente falando) com aderência às operações das empresas, será possível concluir qual é a base (essência) do arquivo. Logo, estamos falando do CST. Na EFD PIS COFINS o Código de Situação Tributária (CST) é o maior aliado na integridade das informações, e por este motivo é fundamental termos critérios coerentes na definição dos CST’s que serão utilizados nas escriturações. Um alerta: “o CST pode ser nosso aliado, mas também pode ser o maior vilão da história (se não utilizado da forma correta)”.

Após entender “o que” extrair e qual é o “coração” dessa declaração, algumas decisões deverão ser tomadas, como por exemplo:

– Qual será o método de escrituração de mercadorias utilizado? Consolidado por item ou individualizados por documento fiscal?
– Como o bloco de Apuração (Bloco M) será gerado? O “PVA” pode fazer isso?
– Todas as operações de saída(Bloco A,C,D e F) serão escrituradas?
– Quanto às receitas Financeiras; irão compor a base de cálculo para o PIS/COFINS?

Questões como essas, e “N” outras deverão ser analisadas antes mesmo de dar início à extração, pois serão justamente esses critérios que vão garantir o sucesso do Projeto. Para suportar esse tipo de demanda é necessário ter além de tempo, mão-de-obra qualificada, com alto know-how técnico fiscal. Inclusive é indicado contar com a ajuda de uma consultoria especializada, pois certamente será de grande valia a experiência desses profissionais na fase de eliminação dos erros apontados pelo PVA.

Assim que o arquivo txt tiver uma estrutura mínima exigida pelo FISCO para que se conclua o envio, é muito importante que as empresas assegurem-se quanto à qualidade dos dados antes do efetivo envio. Através de uma Auditoria Eletrônica – ferramenta de Inteligência Fiscal que simula uma fiscalização – será possível conhecer os GAPs (inconsistências que podem estar “escondidas no txt”) e que podem gerar passivos fiscais e prejuízos às organizações. Por meio do arquivo txt é possível detectar as falhas em diversos processos internos. Dessa forma, conseqüentemente, serão minimizados os riscos e as exposições fiscais junto ao Agente Fiscalizador.

Por Aurélio M. Souza

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