Impactos da Prorrogação da EFD MG 2011: Saiba como utilizar de forma produtiva e eficiente o tempo antes da entrega.

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Impactos da Prorrogação da EFD MG 2011: Saiba como utilizar de forma produtiva e eficiente o tempo antes da entrega.

(Decreto nº 45.554, de 18.02.2011 – DOE MG de 19.02.2011)

Com a prorrogação da entrega da EFD MG em 2011 para os contribuintes indicados na Portaria SAIF nº 6/2010, fica claro que o FISCO Mineiro percebe que a maioria dos obrigados (“novos entrantes”) não está efetivamente preparada para essa nova demanda – seja do ponto de vista fiscal ou tecnológico.

Para nós da ASIS Projetos, sem dúvida alguma, essa é a chance que faltava para os contribuintes mineiros “se acertarem internamente” antes da entrega dos arquivos e assim, já começarem realmente a diminuir suas exposições fiscais. É natural pensarmos que aumentando o prazo, contrapartida, a tolerância seja menor por parte do Agente Fiscalizador.

Alertamos inclusive sobre a não-dispensa do Sintegra nesse caso em específico bem como da entrega em retroatividade das operações ocorridas de Janeiro a Maio e Junho que deverão ser entregues em 25 de Julho de 2011.

Podemos considerar que para os contribuintes em questão, essa prorrogação foi providencial e que algumas medidas devem ser tomadas daqui para frente.

Já se tornou comum ouvir de alguns especialistas em SPED, que essas e outras prorrogações não devem ser consideradas como uma forma de protelar as ações a serem tomadas, visto toda a complexidade que está por trás dessa sistemática.

Nesse contexto, gostaríamos de compartilhar um pouco de nossa experiência em Inteligência Fiscal e Tecnologia a fim de subsidiá-los com informações e dicas que serão extremamente eficientes e produtivas nesse novo cenário.

A primeira dica básica é para que as empresas dêem mais atenção ao assunto CADASTRO (tanto o Cadastro de Produtos/Mercadorias quanto o Cadastro de Fornecedores e Clientes). Precisamos entender que com o SPED o Fisco passa a capturar muito mais rapidamente alguns problemas que tem sua raiz no cadastro. Temos visto que as empresas que iniciaram o SPED acreditando que esse assunto CADASTRO poderia ser “deixado para depois”, estão pagando um alto preço pela decisão de terem adiado o trabalho de saneamento do cadastro, pois estão numa corrida contra o tempo, pois as obrigações aumentam e proporcionalmente a elas, cresce também o “poder e campo de visão” do FISCO. A idéia aqui então é: como está o seu cadastro de Produtos? Como está o seu cadastro de Fornecedores e Clientes?

Se não tiver certeza de que esse tema já foi visto recentemente e está sendo constantemente monitorado, comece a pensar num Saneamento de suas informações (elas serão a base de seu SPED).

Outro assunto (muito polêmico inclusive) a se pensar melhor é sobre o Mapeamento dos Campos e Registros Obrigatórios, Facultativos e Desobrigados no SPED, pois esses variam de acordo com o negócio e com as operações de cada empresa.

Constantemente temos nos deparado com situações em que conseguimos detectar através de nossa Ferramenta de Auditoria Eletrônica ASIS, alguns campos e registros no SPED em branco, ou seja, um campo “não populado”, sendo que pela informação constante no arquivo aquele campo/registro deveria estar preenchido uma vez que declaramos em dado momento alguma operação que requer o preenchimento de um campo específico (e o mais interessante é que essa situação em específico é aceita como válida pelo PVA) visto que o Validador do Fisco somente valida de forma básica a estrutura do arquivo, e isso não se trata de uma Auditoria. Esses tipos de apontamentos podem sim indicar problemas de processos internos, mas temos percebido que na maioria dos casos esse tipo de ocorrência surge justamente pela falta de um mapeamento prévio (fiscalmente falando e não somente do ponto de vista TI) por parte das empresas, considerando suas operações, conforme as informações do Guia Prático/Manual do SPED.

Que a maioria das empresas de ERP já está preparada para o SPED, isso nos já sabemos… A questão é: esse papel é de quem? Quem deve se atentar a esses detalhes? Não vamos aqui encontrar uma resposta a essa pergunta, mas fica então aqui a dica para que as empresas repensem se já de fato fizeram esse mapeamento, como foram feitos, e se foram feitos corretamente. Cabe aqui deixar claro que a forma mais eficaz de certificar sobre essas situações é realizando uma Auditoria Eletrônica no arquivo a ser entregue, pois só assim avaliaremos – de forma eletrônica e precisa, quais os mapeamentos (deveriam ter sido feitos, e se foram feitos se estão corretos ou não) para geração do arquivo.

E para finalizarmos, um terceiro e importante ponto a ser destacado está na seguinte reflexão: Você tem certeza que as informações da EFD assinadas e certificadas enviadas ao Fisco estão de acordo com a legislação vigente? Como o FISCO vai “enxergar” o seu arquivo? Quais são as oportunidades fiscais que podem estar “escondidas” no “txt”?

A resposta a essa questão é simples: para sabermos isso teremos que “pensar como pensa o Fisco” bem como dispor de recursos como aqueles que o Fisco irá utilizar na Fiscalização. Estamos então falando basicamente de conhecer muito bem nossos dispositivos legais e termos também uma ferramenta digital que nos permita checar pelas mais diversas óticas as rotinas e processos fiscais e envolvê-las em nossas operações. Em outras palavras, estamos falando de Inteligência Fiscal aliada à Alta Tecnologia.

Já que o assunto agora é a Auditoria Eletrônica, precisamos antes de tudo entender que essa prorrogação da EFD MG em 2011 será extremamente importante para aquelas empresas que começarão a utilizar a Ferramenta de Auditoria Eletrônica, pois terão sem dúvida, através de criteriosas avaliações formas de mitigar os riscos tributários e principalmente com um prazo considerável para se adequarem e efetuarem as devidas correções em seus processos internos, rotinas sistemas ERP, com mais tranqüilidade e assertividade, dando assim a segurança de transmitirem ao FISCO arquivos “mais saudáveis”, diminuindo as exposições fiscais e maximizando a economia tributária de forma legal.

Aurélio M. Souza
Gerente de Novos Negócios
ASIS Projetos

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